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구글 스프레드시트에서 PDF로 저장하는 방법

구글 스프레드시트(구글 시트)는 데이터 관리와 협업에 유용한 도구로 널리 사용되고 있습니다. 특히 작업한 스프레드시트를 PDF로 변환하는 과정은 문서 공유와 프레젠테이션에 매우 유용합니다. 이번 포스트에서는 구글 스프레드시트를 어떻게 PDF 파일로 저장할 수 있는지, 그리고 이 과정을 자동화하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

구글 스프레드시트를 PDF로 변환하는 기본 과정

구글 스프레드시트를 PDF 형식으로 저장하는 과정은 비교적 간단합니다. 다음과 같은 단계를 따라 진행하시면 됩니다.

• 구글 스프레드시트를 열고 저장하려는 문서를 선택합니다.
• 상단 메뉴에서 ‘파일’을 클릭합니다.
• ‘다운로드’ 옵션을 선택한 후 ‘PDF 문서(.pdf)’를 클릭합니다.
• 이후 PDF 설정 창이 열리면 필요한 출력 설정을 조정합니다.
• 모든 설정이 완료되면 ‘저장’ 버튼을 클릭하여 PDF 파일로 변환합니다.

PDF 변환 시 주의할 점

스프레드시트를 PDF로 변환할 때 몇 가지 주의해야 할 사항이 있습니다. 설정을 적절히 조정하지 않으면 원하는 형식으로 저장되지 않을 수 있습니다. 가장 먼저 확인해야 할 사항들은 다음과 같습니다.

• 페이지 크기: PDF로 변환할 때 페이지 크기를 A4, Letter 등으로 설정합니다.
• 머리글 및 바닥글: 필요 없는 정보는 제거하고, 필요한 정보는 포함시킵니다.
• 배율 설정: 기본적으로 자동 조정을 선택할 수 있지만, 특정 비율로 조정하는 것이 좋습니다.
• 미리보기 확인: 변환 후 내용이 잘리는지 반드시 확인합니다.

스프레드시트 PDF 저장 자동화

구글 스프레드시트에서 PDF 저장 과정을 반복적으로 수행해야 하는 경우, 자동화를 통해 시간을 절약할 수 있습니다. 이를 위해 구글 앱스 스크립트를 활용하는 방법을 소개하겠습니다.

구글 앱스 스크립트를 사용한 자동 PDF 변환 방법

구글 앱스 스크립트를 이용하면 스프레드시트를 자동으로 PDF로 변환하여 저장할 수 있습니다. 다음 단계에 따라 스크립트를 설정해 보시기 바랍니다.

• 구글 스프레드시트를 열고 상단 메뉴에서 ‘도구’를 선택한 후 ‘스크립트 편집기’를 클릭합니다.
• 스크립트 편집기가 열리면 기본 코드를 삭제하고 아래 코드를 붙여넣습니다.

function saveAsPDF() {
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var sheet = spreadsheet.getActiveSheet();
  var blob = spreadsheet.getBlob();
  var url = 'https://docs.google.com/spreadsheets/d/' + spreadsheet.getId() + '/export?exportFormat=pdf&format=pdf&size=A4&portrait=true&fitw=true';
  var params = {method:"GET", headers:{"authorization":"Bearer "+ ScriptApp.getOAuthToken()}};
  var response = UrlFetchApp.fetch(url, params);
  DriveApp.createFile(response.getBlob()).setName(spreadsheet.getName() + ".pdf");
}

• 코드를 붙여넣은 후 ‘저장’ 아이콘을 클릭합니다.
• 스크립트 편집기로 돌아가 기능 목록에서 ‘saveAsPDF’ 함수를 선택하고 실행 버튼을 클릭합니다.

설정이 완료되면 스프레드시트가 자동으로 PDF로 변환되어 저장됩니다. 이 스크립트는 현재 시트의 범위를 지정할 수 있으므로 필요에 따라 코드 내의 범위를 수정하여 사용하실 수 있습니다.

구글 스프레드시트 PDF 저작 및 공유

스프레드시트를 PDF로 변환한 후에는 다양한 방법으로 파일을 공유할 수 있습니다. 이메일로 직접 첨부하거나 클라우드 서비스에 업로드하여 공유할 수 있습니다. 아래는 공유 방법에 대한 설명입니다.

• 구글 스프레드시트에서 ‘파일’ 메뉴로 이동합니다.
• ‘이메일에 첨부하기’를 클릭하여 PDF 파일로 전송할 수 있습니다.
• 첨부 형식으로 PDF 문서를 선택하고 이메일 주소를 입력하여 전송합니다.

PDF 파일 관리 방법

구글 드라이브를 통해 PDF 파일을 쉽게 관리할 수 있습니다. PDF 변환 후 파일명을 변경하거나 특정 폴더로 이동시키는 등의 작업이 가능합니다. 이를 통해 필요한 파일을 신속하게 찾을 수 있습니다.

결론

구글 스프레드시트를 PDF로 변환하는 방법과 자동화하는 과정은 문서 작업의 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 위의 방법을 활용하여 PDF 파일로 저장하고 관리하는 과정을 숙지하시면, 언제든지 간편하게 데이터를 공유하고 문서를 작성하실 수 있습니다. 구글 스프레드시트의 다양한 기능을 통해 더 나은 업무 환경을 만들어 보시기 바랍니다.

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